Alegerea spațiului de birouri potrivit este o decizie strategică importantă pentru orice companie, mai ales atunci când aceasta se află într-o perioadă de creștere sau relocare. Dimensiunea biroului joacă un rol important în eficiența operațională, confortul angajaților și în capacitatea de a susține nevoile viitoare ale afacerii. Dar cum știi care este dimensiunea potrivită a biroului în funcție de numărul de angajați? Sunt mai multe detalii care te pot ghida în această decizie:
1. Calculează suprafața minimă per angajat
Pentru a începe planificarea, este ideal să cunoști cerințele de bază în termeni de spațiu pe angajat. Deci, înainte de a începe să filtrezi oferta de birouri de închiriat Sector 5 spre exemplu, va trebui să determini clar câte persoane vor lucra aici. Standardele generale recomandă o suprafață de aproximativ 8-10 metri pătrați pentru fiecare angajat. Acest spațiu include atât zona efectivă de lucru (birou, scaun, spațiu de mișcare), cât și spațiul pentru depozitare și echipamente. Este o dimensiune minimă, ce asigură confortul și libertatea de mișcare necesare pentru a crea un mediu de lucru eficient.
2. Ia în considerare tipul de activitate desfășurată
Necesarul de spațiu per angajat poate varia în funcție de specificul activității fiecărei companii. De exemplu:
- Activități de tip back-office necesită adesea mai puțin spațiu pe angajat, deoarece majoritatea sarcinilor se desfășoară individual, la birou.
- Departamentele de creație sau echipele de proiect au nevoie de mai mult spațiu, deoarece activitatea lor presupune colaborare intensă și întâlniri frecvente.
- Echipele de vânzări sau de relații cu clienții, care lucrează în mare parte la distanță, pot necesita un spațiu redus la birou, dar cu acces la zone de întâlnire.
3. Planifică spațiile comune și suplimentare
În afară de birourile individuale, orice spațiu de birouri ar trebui să includă și zone comune. În funcție de nevoile echipei, acestea pot include:
- Săli de întâlnire – vitale pentru ședințele interne și întâlnirile cu clienții. Planifică minim 10 metri pătrați pentru o sală de mici dimensiuni și până la 20-30 de metri pătrați pentru o sală mare, capabilă să găzduiască echipa extinsă.
- Spații de relaxare – un loc unde angajații pot lua o pauză, cum ar fi o zonă de relaxare cu canapele, mese de cafea sau chiar un mic bar de cafea.
- Spații de depozitare – dulapuri, rafturi sau zone pentru echipamente sunt necesare pentru a păstra un birou organizat.
- Spații sanitare – trebuie să fie dimensionate corect, ținând cont de numărul total de angajați.
4. Gândește pe termen lung și planifică spațiu pentru creștere
Dacă ești în faza de expansiune sau anticipezi că vei angaja personal suplimentar în următorii ani, ia în considerare un spațiu de birou puțin mai mare decât necesarul actual. Alocarea unui loc în plus per angajat poate evita relocarea frecventă și costurile asociate acesteia. O regulă de bază este să planifici o creștere de aproximativ 10-20% în funcție de ratele de creștere prognozate ale companiei.
5. Optează pentru un design modular și flexibil
Spațiile de birouri moderne sunt din ce în ce mai flexibile, având în vedere că multe companii aleg să își reconfigureze birourile pe măsură ce echipa și nevoile se schimbă. Un design modular permite adaptarea rapidă a spațiului, de la schimbarea configurației meselor până la adăugarea sau reducerea de birouri în funcție de activitatea curentă. Spațiile de birouri flexibile sunt o soluție eficientă pentru companiile care doresc să optimizeze spațiul fără a fi nevoite să renunțe la confortul echipei.
6. Consideră opțiunile de lucru remote și hibrid
În contextul actual, multe companii adoptă un model de lucru hibrid, în care o parte a echipei lucrează de la distanță, iar alții lucrează la birou în zile alternative. Dacă intenționezi să implementezi acest sistem, ai nevoie de un spațiu care să permită o rotație flexibilă a angajaților. Acest model poate reduce necesarul de spațiu per angajat, însă trebuie să te asiguri că, atunci când echipa este complet prezentă, există suficient loc pentru toți.
7. Creează un spațiu funcțional pentru diverse activități
Gândește-te la diferitele activități și funcțiuni pe care le va susține biroul tău. Unele activități necesită mai mult spațiu, cum ar fi ședințele de brainstorming sau lucrul la proiecte care presupun colaborare intensă. Împarte biroul în zone funcționale pentru a optimiza utilizarea spațiului:
- Zone individuale pentru munca concentrată
- Spații de colaborare pentru munca în echipă și întâlniri ad-hoc
- Zone de relaxare pentru pauze și discuții informale
8. Ia în calcul normele de securitate și distanțare
Un spațiu de birouri trebuie să respecte și anumite norme de securitate, printre care distanțarea între birouri și accesul ușor la ieșirile de urgență. În funcție de reglementările locale, este posibil să fie necesar un spațiu suplimentar pentru a menține distanțarea. Asigură-te că biroul tău este configurat în conformitate cu aceste norme, pentru a crea un mediu de lucru sigur pentru toți angajații.
Un spațiu de birouri poate părea inițial suficient, dar modul în care este utilizat poate face diferența. Analizează fluxurile de lucru și optimizează spațiul pentru a evita zonele „moarte” (spații nefolosite sau insuficient utilizate). Poți apela la un specialist în design interior sau în optimizarea spațiilor de birouri, pentru a găsi soluții care să maximizeze utilizarea fiecărui metru pătrat.
